Scouting Jeanne d’Arc verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Jeanne d’Arc via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via onze secretaris aan de hand van een inschrijfformulier aspirantleden. De gegevens worden geregistreerd in Scouts Online. Het inschrijfformulier wordt gedurende de periode van het lidmaatschap zorgvuldig bewaard bij onze administratie. Na afloop van de wettelijke bewaartermijn wordt het vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Ouderverklaring
De jeugdleden doen wekelijks mee met diverse activiteiten van Scouting Jeanne d’ Arc, waaronder kampen en weekenden. Met formulier “ouderverklaring” geeft de ouder hiervoor toestemming. Deze ouderverklaring wordt één keer door de ouders in hard-copy ingevuld.
De ingeleverde ouderverklaringen worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De ouderverklaringen zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier.
Aan het begin van een nieuw seizoen, vraagt de speltakleiding aan de ouders de ouderverklaring te controleren op juistheid en volledigheid. Zonodig vullen zij een nieuw formulier in. Bij tussentijdse wijzigingen worden ouders/verzorgers verzocht dit de leiding van de speltak dan zo snel mogelijk te laten weten.
Het (oude) formulier wordt als er een nieuwe ouderverklaring is ingevuld en aan het einde van het lidmaatschap vernietigd.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Jeanne d’Arc hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die jaarlijks in hard- copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van het seizoen en bij beeindiging van het lidmaatschap vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Jeanne d’Arc mag deze “bijzondere persoonsgegevens niet registreren”, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Scouting Jeanne d’Arc heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Elke speltakleiding heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders van haar speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Website cookies
Op www.sjda.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website. Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Beeldmateriaal
Scouting Jeanne d’Arc maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Jeanne d’Arc, social media en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Online media
Voor communicatie met ouders/verzorgers per speltak wordt gemaakt van online media zoals whatsapp-groepen en email. Voor gebruik van mobiele nummers wordt expliciet toestemming gevraagd. Toestemming is altijd in te trekken.
Voor informatieverstrekking door SJDA is een emailadres noodzakelijk.
De teamleider en/of oudercontactpersoon van de speltak is de beheerder van de whatsapp groep van de speltak. Deze nodigt ouders/verzorgers uit om deel te nemen aan de whathsapp groep en verwijdert deelnemers waarvan de jeugdleden geen lid meer van de betreffende speltak zijn.
Emails worden verzonden met gebruikmaking van de BCC-functie om te voorkomen dat emailadressen zichtbaar zijn voor derden.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Jeanne d’Arc binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@sjda.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Jeanne d’Arc is terug te vinden via www.sjda.nl en op te vragen via het secretariaat op info@sjda.nl.